(495) 234-36-61
На главную страницу блога Почта

Блог «Умные мелочи»

Визуальное планирование

Рубрика: (Я среди людей и люди вокруг меня) | Автор: moderator | Дата: 05-09-2013

Метки: , , , ,

Что нужно сделать, чтобы всё-таки взяться за планирование своего рабочего дня? Впрочем, с этим-то как раз более-менее ясно. Захочешь трудиться эффективней и зарабатывать больше — рано или поздно придёшь к планированию. А как быть с планами не только на рабочий день, но и на жизнь в целом? То есть на всё время, начиная с утра и заканчивая вечерним отдыхом?

Планирование чрезвычайно полезная и, в общем-то, интересная штука. «В общем-то» — потому что для начала нужно вникнуть в суть самой технологии, осознать приносимую ею пользу, увлечься планированием и сделать его постоянным спутником жизни. На целый день, включая и рабочее время. На всю жизнь, включая выходные и отпускные дни.

Убедить кого-то в захвативших тебя идеях задача не из простых. Но как убедить самого себя? Вот где настоящие трудности… Именно для этой цели — для самоубеждения и утверждения планирования в своей жизни в качестве неотъемлемой её части — и нужна такая любопытная штука, как визуальное планирование. Под этим несколько мудрёным термином я подразумеваю не какой-то план, составленный в виде графической схемы, а использование в планировании рисунков, цветных карточек, листов бумаги, маркерных досок — всего, что на виду, что привлекает наш взгляд.

Методы визуального планирования могут пригодиться не только взрослым. Что такое «распорядок дня школьника»? Планы на предстоящий день, неделю и месяц. Унылая таблица, в которую не хочется заглядывать.

Или — яркая картинка с расписанными на ней событиями жизни, неформальными высказываниями взрослых и забавными иллюстрациями. План? Нет — игра. В осмысленную жизнь. В последовательность приятных и не очень приятных, но от  этого не менее значимых, событий. Игра в команду, где командир — папа. Игра в исследование жизни, где главный следопыт — сам ребёнок. И так далее. Вариантов может быть множество. Мы говорим сейчас не о педагогической, а о прикладной стороне визуального планирования.

Детство — отдельная тема. Поговорим о планировании собственной жизни. То есть о методах визуального планирования, которые можно применить в своей индивидуальной практике.

Мне очень нравится маркерная доска с набором цветных маркеров. Я пользовался этими инструментами больше года, но потом отложил их в сторону. Почему? По вполне практическим соображениям. Место, где висит маркерная доска, располагается в непосредственной близости от письменного стола, который я использую в качестве компьютерного. На столе стоит ноутбук с подключенным к нему большим 27-дюймовым монитором. Во время работы на основной 15-дюймовый экран ноутбука выводится окно вспомогательной программы. А именно  — планировщика Things. Здесь же время от времени появляется окно почтового клиента. А на экране большого монитора постоянно открыты браузер и окно текстового редактора Scrivener.

Где в этом рабочем комплексе место для маркерной доски? Использовать дублирующие друг друга инструменты? На первоначальном этапе, когда приходится приучать себя к той или иной системе организации труда, дублирование, возможно, и полезно. Но потом неизбежно от одного из этих инструментов отходишь. Я оставил маркерную доску, полностью переключившись на компьютерный планировщик. Дело немного упростилось. Но работать с планами я могу только у рабочего стола.

Делу помогли программы для мобильных устройств — Things для iPhone и iPad`а. Они отлично синхронизируются с программой для OSX. И никаких проблем не возникает. Кроме одной — я забываю уделять планированию хоть сколько-то времени. То есть забываю о планировании в принципе.

Надо понимать — я работаю много, с удовольствием и настолько интенсивно, насколько позволяет мне здоровье. Объем работы довольно велик. В моих планах, не оформи я их надлежащим образом, легко запутаться. Поэтому планирование мне жизненно необходимо. Что делать? Приучать себя к регулярной работе с планировщиками и самими планами. Как приучать? Методами визуального планирования.

Получается несколько парадоксальная картина. Я отказался от маркерной доски в пользу инструментов визуального планирования. Но доска тоже инструмент. Причем, именно визуального, а не какого-то иного, планирования. Так случается — что-то кажется неудобным, а что-то, наоборот, привлекает. Хотя, суть работы от смены инструментов не меняется.

Маркерную доску я сменил на карточки из картона. Эти карточки размером с визитку или с электронную платёжную карту. Эти размеры позволяют хранить набор карточек в кармашках бумажника или в жестком футляре для платежных карт. На самом деле очень удобно. Места эти карточки занимают меньше, чем записная книжка.

В чём, собственно, отличается обращение с карточками от работы с маркерной доской? На доске список дел, намеченных на предстоящий день, выглядит лесенкой текстовых строк. В верхней части располагается дело, которым надо заняться с самого утра. В середине списка — предобеденные и послеобеденные дела. В конце — дела, запланированные на конец рабочего дня… А если планы в течение дня меняются? И мне нужно сдвинуть на вечер дело, которое первоначально было запланировано на 11 часов дня? Придётся переписывать весь список. Карточки же с записанными на них делами нужно лишь перетасовать.

В колоде этих карт на самом верху располагается первое дело, которое мы должны сделать с утра. В самом низу, соответственно, окажется вечернее, последнее за этот день,  дело. Чтобы не запутаться, в правом верхнем углу каждой карточки я проставляю номер дела — 1,2,3 и так далее до последнего пункта, сколько бы их ни было.

Если мне надо переместить карточку вверх или вниз колоды, то достаточно изменить этот номер в верхнем правом углу. Это совсем просто, поскольку я использую не просто картонные карточки, но картонные и ламинированные. Ламинат можно подобрать таким образом, что на нём будет хорошо держаться карандашный штрих или след от шариковой ручки. В то же время штрих легко стереть обычной тряпицей.

Для детального обдумывания плана дня (недели или месяца) карточки можно разложить на столешнице. И весь план предстанет в явном и развёрнутом виде. Карточки при этом легко менять местами. Их положение можно комбинировать, собирая одни карточки в тематические группы (например, «Утро» или «Работа над книгой»), а другие — извлекая из групп и превращая в индивидуальные, автономные дела.

И ещё один способ улучшить визуализацию планирования. Карточки для утренних дел могут иметь светло-зелёный или голубоватый фон. Полуденные карточки — желтый или зелёный фон. Вечерние карточки — фиолетовый или синий. Тон должен быть не очень интенсивным, чтобы не забивать штрих шариковой ручки с синей или черной пастой. Плюс занимательные картинки — цветов, котят и прочей милой чепухи.

На чем всё это можно сделать? На струйном принтере. Карточек нужно немного. Для начала хватит и десятка. А там — будет видно. Если привыкнете к визуальному планированию, то сами поймёте, сколько и чего нужно. А если не привыкнете, то… будете пользоваться обычными инструментами планирования — тем же компьютерным планировщиком. Но уже — железно.

Рабы распорядка

Рубрика: (Компьютер на рабочем столе) | Автор: moderator | Дата: 01-08-2013

Метки: , , , , ,

О каждом запланированном событии мне сообщает компьютер. Я использую разные программы — маковский планировщик iCal, расширяющую его возможности утилиту MenuCalendarClock iCal Edition, великолепное приложение Things. Больше всего мне нравится Things. Эта программа не достаёт меня напоминаниями о том, что «наступило время Х». С другой стороны, за состоянием Things приходится следить, что чревато пропуском запланированного события… На самом деле, Things, вообще, программа «не про это». Это не планировщик в полном смысле слова. То есть не календарь с будильниками. Это — менеджер задач. Инструмент тактического планирования.

На Маке с оповещением о запланированных событиях дело обстоит проще и лучше, чем на компьютерах РС с системой Windows. Во всяком случае, составить достаточно обширный план событий, расписав целую неделю, снабдив каждое событие звуковым и визуальным сообщением — чтобы легче было его увидеть на экране монитора, на Маке оказалось очень и очень просто. И, что важно, красиво. В программной среде Windows Vista и последующей «семёрки» я таких красивых инструментов планирования не обнаружил. Возможно, я судил слишком предвзято — как пользователь Mac OSX. Но я и Ubuntu сужу так же строго. И претензий к этой операционной системе почти не имею. Ubuntu, на мой взгляд, так же дружелюбна и симпатична, как и маковская система. В том числе и по части планирования.

Серьёзным преимуществом Мака можно считать великолепно выстроенную экосистему. Планировщики прекрасно согласуются между собой. Записав в планировщик настольного компьютера какое-либо событие, мы получим его на планировщиках iPhone и iPad`а. На деле это невероятно удобно — как удобны другие инструменты вроде автоматически синхронизируемой адресной книжки, облачного текстового редактора Pages и других прелестей «яблочной» техники.

Впрочем, компьютерным оповещением о запланированных делах я пользовался далеко не всегда. В середине первого десятилетия текущего века я к планировщикам обращался нерегулярно. Причина была в той технике, которую я использовал. Ноутбук с установленной Windows по части планирования меня часто подводил. Я пропускал запланированные события, потому что компьютер «забывал» напоминать мне о них. Сам системный планировщик был неказист и неудобен. Я имею в виду ОС Windows XP, хотя в Vista ситуация была ненамного лучше. А Макинтош у меня был не особенно «скорострельный». Уже на момент приобретения он серьёзно устарел. И мне приходилось мириться с его неторопливостью и задумчивостью. А мириться с этим, понятное дело, не особенно хочется.

Для комфортного и точного планирования нужны современная быстродействующая машина и хорошие программные инструменты. Если не хватает хотя бы чего-то одного, лучше воспользоваться проверенным «казацким» способом — бумажкой, карандашом и простецким будильником. Собственно, это и есть мои основные инструменты планирования. Основные, но не самые любимые.

Я не люблю планировщики в принципе. Даже бумажные — дополненные будильником. Будильник может быть обычными часами со звонком — настольными или наручными. Он может быть и программным. В этом случае можно упразднить бумажку (или бумажный планировщик), внося все события в календарь программы. Всё вроде бы понятно… В чем же заключаются претензии? В том, что система оповещения о событиях, какой бы она ни была — дедовской аналоговой или современной цифровой — жестко меняет ритм моей жизни. Дробит день на множество коротких отрезков времени. Ограничивает мои возможности оперативно менять составленные планы.

Вот, к примеру, ситуация. Я устал, я не хочу больше работать. Меня тянет прилечь на диван и почитать книжку. Чтение -  тоже работа (в моём случае совершенно необходимая). Но я не могу сделать паузу, потому что знаю — через пять минут на экране монитора выскочит сообщение о том, что мне пора позвонить туда-то и туда-то. А потом — сходить в магазин за кефиром и хлебом. А через полчаса заняться бытовыми делами. И — так далее, по жесткому расписанию и под бодрые взвизги компьютерного будильника.

Мне это не нравится. Жесткую привязку к плану я расцениваю как свидетельство моей принципиальной несвободы — зависимости от обстоятельств и от далеко не всегда оправданного чувства долга. Разве я кому-то что-то должен? Если да, то в первую очередь — себе. Но живу так, словно в долгах, как в шелках. То есть, опутан взятыми на себя обязательствами, как мифический Лаокоон змеями. И так живу не я один. Так живём все мы. В той или иной степени, конечно.

Что мне хочется изменить в своей повседневной жизни? Убрать жесткую привязку к плану. То есть — забыть о планировщике iCal и пользоваться только менеджером Things. В этой программе есть список дел, но нет жестких временных рамок. Нет сроков — когда запланированную задачу следует сделать. Хотя, в любом сообщении можно оговорить время, когда дело нужно выполнить. Например, «утром написать статью». А в другом сообщении — «после обеда прочитать три главы такой-то книги». Вроде бы и время оговорено, но настолько расплывчато, настолько в общих чертах, что жизнь обретает черты некоторой необязательности. А это, между прочим, одно из непременных условий комфорта. Над тобой не висит дамоклов меч обязательств. И ты — свободен, хотя всё равно делаешь то, что должен.

Эту тягу к вольнице я могу пояснить на другом примере — из области… кулинарии.

Я с подозрением отношусь к кулинарным книгам, в которых рецепты расписаны с точностью до десятых долей грамма. «Возьмите 1,5 грамма черного молотого перца, добавьте 2,3 грамма корицы…» Ерунда это всё. Рецепт должен быть таким: «Возьмите на кончике ножа черного молотого перца и добавьте к нему четверть чайной ложки корицы». Другое дело, верно? В этом рецепте чувствуется живой опыт и реальная жизнь. (Хотя, по моему убеждению, большинство составителей кулинарных справочников большие фантазёры и готовить не умеют).

Избыточная точность в кулинарной литературе крайне утомляет. Ну, не пользуемся мы на кухне аптекарскими весами. И всё делаем на глазок. Более того — наши домашние блюда потому и уникальны, потому и невероятно вкусны, что приготовлены по наитию и по вдохновению. Какие могут быть граммы и миллилитры?

То же самое и с планированием. Мы давно привыкли к установившемуся распорядку — десять утра, одиннадцать, полдень, три часа пополудни. А живём-то по совсем иным часам — до завтрака, после утреннего кофе, до обеда, после полуденного отдыха. Вот каким должно быть эффективное планирование! Живым, изменчивым и необременительным. То есть — естественным.

Почему же я снова записываю в компьютерный календарь — «в 11 часов 10 минут закончить статью и выслать её заказчику»? Сила привычки? Или… боязнь не справиться с работой? Может, нам необходимо именно жесткое планирование — чтобы избавиться от тревоги?

Будильник — наш рабовладелец. Бесчувственный и жестокий.

 
По всем вопросам, связанным с работой сайта, обращайтесь по адресу: webmaster@elcode.ru